Términos de referencia

Los Términos de referencia contienen las especificaciones técnicas, objetivos y estructura de cómo ejecutar un determinado estudio, trabajo, proyecto, comité, conferencia, negociación, etc.

• Describe el ámbito espacial donde ha de ejecutarse el estudio o trabajo.
• Define el objetivo general y los objetivos específicos;
• Define el tiempo disponible.
• Detalla los requisitos de los técnicos que han de participar, como especialidades y tiempos mínimos que han de dedicar al estudio o trabajo.
• Detalla los resultados esperados y contenidos de los informes, entre otras cosas.

Crear términos de referencia detallados es crítico, pues ellos definen:

• Visión, objetivos, alcance y resultados (qué debe ser alcanzado).
• Componentes, roles y responsabilidades (quién tomará parte en ello).
• Recursos, finanzas y planificación de calidad (cómo será alcanzado).
• Desglose del trabajo y calendarización (cuándo será alcanzado).
• Factores de éxito/riesgos y restricciones.

Los términos de referencia conforman una especie de mapa. Dan un camino claro para el progreso, especificando qué necesita ser alcanzado, por quién y cuándo. Debe ser, entonces, una lista de resultados que concuerden con los requerimientos, alcance y limitaciones existentes.

Los términos de referencia en el ciclo de vida de un proyecto

Los términos de referencia son creados antes de la etapa de diseño del proyecto, inmediatamente después de ser aprobado el documento que describe la idea del mismo. Ellos son documentados por el director del proyecto y presentados a los contribuyentes del proyecto para su aprobación. Una vez aprobados, el equipo de trabajo del proyecto tiene una definición clara de hacia dónde debe ir dirigido el proyecto. En ese momento, el equipo de trabajo estará preparado para continuar con el desarrollo de las siguientes etapas del proyecto de una forma estructurada.